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會議服務(wù)中心會議接待服務(wù)流程

瀏覽： 發(fā)布時間：2017-11-10

　　會前準(zhǔn)備
 

　　(一)預(yù)訂會議

　　1、根據(jù)會議預(yù)約情況由機關(guān)服務(wù)中心及時落實會場，將會議時間、會場、人數(shù)等及時填寫會議安排預(yù)約單。會議預(yù)約單一份交物業(yè)，安排與會人員車輛出入通行事宜。會議結(jié)束后及時通知物業(yè)打掃會場衛(wèi)生。

　　2、及時與主辦會議單位聯(lián)系銜接，并以傳真、書面等形式將會議要求落實事項，與會人員名單及會標(biāo)名稱，予以確認(rèn)，以便會場的準(zhǔn)備和布置。

　　3、會議預(yù)約單復(fù)印后，一份交給服務(wù)員，一份交給音控，提前安排會前相關(guān)工作;一份留底存檔。有會標(biāo)的會議，應(yīng)告知會標(biāo)制作人員按時制作會標(biāo);會標(biāo)送達(dá)時應(yīng)及時檢查文字是否準(zhǔn)確，字體是否合適，長度、寬幅是否符合會場要求等。
 

　　(二)會場準(zhǔn)備

　　根據(jù)會議預(yù)約情況，機關(guān)服務(wù)中心帶領(lǐng)服務(wù)員做好會議前的準(zhǔn)備工作。

　　1、擺放席位牌。根據(jù)會議主辦單位安排的座位表擺放順序擺放好席位牌，若無具體座位表的，應(yīng)協(xié)助會議主辦單位擺放，做到擺放準(zhǔn)確整齊，無差錯。

　　2、擺放茶具。茶具根據(jù)會議人數(shù)提前擺放，茶葉在會前半小時才可以擺放。

　　3、小毛巾準(zhǔn)備。主席臺和小型會議預(yù)備小毛巾籃、小毛巾。

　　4、清理桌椅。會場桌椅提前擺放整齊，并用濕毛巾擦拭干凈。

　　5、會標(biāo)準(zhǔn)備。有會標(biāo)的會議，會前提前掛在指定位置，并認(rèn)真檢查核對會標(biāo)的內(nèi)容是否正確。

　　6、空調(diào)準(zhǔn)備。根據(jù)氣溫并結(jié)合節(jié)能要求，視情提前開啟空調(diào)，在會議開始前達(dá)到預(yù)定溫度。

　　7、變更調(diào)整。準(zhǔn)備期間，會議預(yù)約單的內(nèi)容如有變動的，由機關(guān)服務(wù)中心與會議主辦單位協(xié)調(diào)并及時調(diào)整會場布置。

　　8、核定確認(rèn)。會場準(zhǔn)備完畢后，機關(guān)服務(wù)中心通知會議主辦單位會場負(fù)責(zé)人查看會場準(zhǔn)備情況，負(fù)責(zé)核對會場準(zhǔn)備的席位牌(單位牌或姓名牌)等并對會場布置的總體情況予以確認(rèn)。
 

　　會中服務(wù)
 

　　(一)服務(wù)人員。每場會議會場服務(wù)一般由1—2名服務(wù)員負(fù)責(zé)。大型會議或重要會議根據(jù)具體需要另行安排。會議開始后，首先檢查會議室的大門是否關(guān)閉，及時將大門關(guān)閉。

　　(二)小毛巾擺放：會前20分鐘擺放小毛巾，冬熱夏涼。如會議時間較長，中途(約2小時)更換一次小毛巾。

　　(三)盈水服務(wù)。

　　1、盈水順序：會議開始前15分鐘開始倒水，倒水順序從會議桌的末端開始，最后是主席臺。中途加水，主席臺應(yīng)從中間主要領(lǐng)導(dǎo)開始依次斟倒。

　　2、動作要求：右手拿水壺，左手無名指和小指夾住杯蓋蒂頭，大拇指、食指和中指握住杯子的柄，倒水時水壺口和杯口離開約10公分，水倒八分滿。第一次倒完茶后，蓋子蓋上應(yīng)與杯柄接觸處留一小縫隙，以示未飲用。

　　3、及時沖水：場內(nèi)開水在第一次倒水空置后，應(yīng)及時沖水。沖水由一名服務(wù)員完成，另一名服務(wù)員不得離開會場，以備場內(nèi)會議服務(wù)需要。

　　4、續(xù)水要求：會議進(jìn)行中續(xù)水原則上20分鐘一次，但應(yīng)根據(jù)具體情況及時續(xù)水。續(xù)水時要輕拿輕放杯子，不可發(fā)出較響聲音影響會場。如會議進(jìn)行時間較長，應(yīng)視情給與會人員更換茶杯，以保持茶水濃度。到主席臺續(xù)水時不得有明顯的腳步聲。

　　(四)站位服務(wù)。會場實行站位服務(wù)，兩名服務(wù)員輪流在場內(nèi)指定位置站立，20分鐘輪換一次。有保密要求或談話類會議、會談等除外。

　　(五)會議中，如有參會人員詢問相關(guān)事宜，應(yīng)盡量予以幫助解決。

　　(六)會場服務(wù)時不做任何與會議服務(wù)無關(guān)的事，并將手機事先調(diào)成振動，不準(zhǔn)手機上網(wǎng)聊天，不接聽與工作無關(guān)的電話，如有特殊情況需接聽電話，必須到會場外接聽。
 

　　會后處置
 

　　(一)會議結(jié)束后，服務(wù)人員要將會議預(yù)約單填寫完整，并交由會議主辦單位負(fù)責(zé)人簽名。

　　(二)會議結(jié)束，服務(wù)人員應(yīng)及時告知機關(guān)服務(wù)中心，通知其他工作人員，集體整理會場。整理會場時要先檢查會議桌椅，發(fā)現(xiàn)有與會人員遺留物，應(yīng)將物品保管好，并馬上告知機關(guān)服務(wù)中心或會議主辦單位。

　　(三)會場用品整理清洗：

　　1、會議用品(小毛巾、毛巾籃、茶杯、話筒、座位牌等)及時整理歸位。

　　2、茶具、小毛巾必須在當(dāng)天整理清洗消毒處理，不可過夜。

　　3、茶杯包括杯蓋，必須要用專用布擦洗，茶具清洗后不能用手接觸杯口，要及時放入消毒柜進(jìn)行消毒。

　　(四)會場清理結(jié)束，會場服務(wù)員要及時關(guān)閉燈、空調(diào)，確認(rèn)無遺漏事項后，關(guān)閉電源，關(guān)好門窗。